Système d'archivage électronique

Le principe

La démarche

Le GIP RECIA travaille actuellement sur la mise en place d'un Système d'Archivage Électronique afin de permettre à ses membres de garantir la pérennité de leurs données numériques.

L'archivage électronique aurait dû précéder la dématérialisation qui engendre incontestablement de nouvelles obligations aux collectivités.

Celles-ci sont les garantes de leurs archives, cependant, le GIP RECIA peut proposer un Archivage Intermédiaire à ses membres. Aussi, nous sommes en cours de réflexion avec les archives départementales de la Région Centre Val de Loire pour définir un Système d'Archivage Électronique :

  • en harmonie avec les Système d'Archivage Définitif conforme à la norme AFNOR

  • adapté aux besoins des collectivités avec un plan de classement transverse relié à la GED

  • interopérable avec les outils proposés par le GIP RECIA (Gestion Électronique des Données, le Portail Pastell...)

Archiver n'est pas stocker

Le stockage consiste à garder des données sur un support ou un espace dédié.Ces données sont généralement utilisées régulièrement et doivent être accessibles facilement et rapidement. Le stockage primaire étant relativement onéreux et offrant une capacité limitée, il est nécessaire de transférer les données anciennes dans une archive.

Les archives sont des documents produits, recueillis, échangés, classés qui ; quels que soient leur forme, leur date et leur support ; sont conservés en vue d'une consultation ultérieure.

Différence entre archivage intermédiaire et définitif

En stockant, "provisoirement", leurs données sur des serveurs, beaucoup de collectivités pensent être à l'abri.Mais nous venons de le voir, c'est une Erreur. Stocker n'est pas archiver.

A l'instar du papier, les collectivités locales devront archiver leurs données numériques :

  • les archives intermédiaires relatives aux documents offrant un intérêt administratif et dont la durée de conservation a été définie par un Tiers Archiveur Intermédiaire;

  • les archives définitives à conserver sans limitation de temps par un Tiers archiveur homologué. Seules les Collectivités Territoriales peuvent exercer cette fonction de Tiers Archiveur Définitif à la différence d'un Tiers Archiveur Intermédiaire.