Le module parapheur

Le principe

Un parapheur électronique est un outil qui permet de valider un document électronique avant de le mettre à la signature suivant un circuit prédéfini par la collectivité.

L'acte de la signature manuscrite est ainsi remplacé par une signature électronique au moyen d'un certificat numérique.

Il constitue un outil capital d'un système d'information d'administration électronique, en permettant la dématérialisation complète de flux documentaires nécessitant une valeur probatoire.

Texte Odoo et bloc d'image
Odoo image et bloc de texte

Exemple : L'agent administratif Sandy BROWN prépare un courrier à destination d'un président d’association, qu'elle dépose dans le parapheur électronique de son DGS pour validation.

Une fois visé par le DGS William WALKER, le courrier part automatiquement à la signature du Maire Bill de BLASIO dans son parapheur électronique.

Le document signé électroniquement par le Maire revient automatiquement dans le bureau du parapheur électronique de l'agent administratif pour traitement.

Les circuits de validation électronique sont définis par la collectivité selon sa convenance pour respecter les pratiques internes.


Fonctionnalités

Le parapheur électronique permet :

  • de structurer les circuits décisionnels dans une organisation donnée en les identifiant et en les redéfinissant si nécessaire

  • d'accélérer le processus de visa et de signature des responsables et des décideurs

  • de suivre l'état de validation d'un document

  • d'annoter le document si nécessaire pour attirer l'attention du signataire final

  • de recevoir une notification par mail lorsque vous avez un document déposé sur votre bureau virtuel de signature 

Contrôle des documents à viser ou à signer électroniquement dans le parapheur

Il suffit de se connecter au portail SOLAERE et de consulter son bureau virtuel du parapheur: https://portail.solaere.recia.fr/

Récupération des documents signés

Une fois visé et/ou signé, le document peut être directement récupéré, soit dans le module ACTES pour télétransmission en Préfecture, soit dans le module HELIOS, pour télétransmission des flux à la trésorerie, soit dans les documents de l'émetteur. Les documents peuvent également être récupérés sous format pdf en vue d'être stockés ou archivés.  

Signer ou viser un document

Pour effectuer cette formalité il convient de sélectionner le document qui doit être visé ou signé par le titulaire du bureau virtuel. Les fonctions de visa ou de signature sont déterminées lors de l'initialisation du parapheur électronique en fonction des circuits de validation.

Pour le visa vous aurez  ou une petite cocarde, si vous êtes signataire du document. 

Une fois signé électroniquement, le document papier n'a plus de valeur légale. Seul le document signé par un certificat électronique possède une valeur légale. 

  Le GIP RECIA était certifié "Autorité d'Enregistrement Déléguée" (AED) ce qui lui permettait de délivrer les certificats RGS2* à ses membre, cela est désormais aux collectivités de se rapprocher des prestataires privés pour se munir des clefs de signatures électroniques.