La Gestion Electronique des Documents

Le principe

Fonctionnalités

La GED désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. Ce terme désigne également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires.

C'est un dispositif qui permet donc d'une part de stocker, de classer, d'indexer et ainsi de retrouver facilement l'ensemble des documents de votre collectivité.

D'autre part, cela vous permet de travailler en mode projet et d'échanger, de partager des documents avec des personnes au sein de votre structure mais aussi avec des personnes extérieures à votre organisation (personnes d'une autre collectivité, entreprises, partenaires, maîtres d'ouvrages).

La GED peut être couplée avec un outil de numérisation, d'océrisation (reconnaissance optique des caractères), de Lecture Automatique de Documents, de Reconnaissance Automatique de Documents et d'une boite mail.

La GED Alfresco propose

  • des fonctionnalités de gestion de contenu complètes, accessibles par l'interface innovante et ergonomique « Alfresco Share »

  • un entrepôt unifié pour gérer tout type de contenu

  • la facilité d'utilisation d'un lecteur réseau partagé avec CIFS (windows), WebDAV (http), IMAP (mail) et le protocole SharePoint (protocole CMIS=protocole de GED)

  • la collaboration facile, sur tous types de contenus et de projets

  • des fonctionnalités sociales : statut, étiquettes, flux d'activité de contenu, pour accroître la productivité des équipes

  • des outils collaboratifs puissants : bibliothèque de documents, blog, wiki, calendrier, forum, workflow

  • un lien avec votre matériel de numérisation pour verser dans la GED

  • une possibilité d'automatisation du traitement des flux (demander à une personne de classer un document provenant du scanner, automatiser la relecture de certains documents)