Module actes

Le principe

 

Pour les collectivités territoriales, leurs établissements publics locaux et les établissements de coopération intercommunale (EPCI), c'est la possibilité de :

  • transmettre instantanément par voie électronique à la préfecture les actes soumis au contrôle de légalité (arrêtés et délibérations avec leurs annexes, contrats, Maquette budgétaire,...) à l'unité ou par lots, à tout moment de la journée, avec la possibilité d'annuler un envoi en cas d'erreur

  • recevoir en temps réel, l'accusé de réception qui rend l'acte exécutoire, sous réserve des formalités de publication et de notification

Odoo image et bloc de texte

  • Pour procéder à la transmission des actes réglementaires au contrôle de légalité, la collectivité a deux possibilités :

    • soit elle effectue la démarche seule en désignant un tiers de télétransmission conformément aux règles des marchés publics

    • soit elle adhère au GIP RECIA, opérateur de mutualisation qui a vocation d'accompagner les collectivités dans leur mutation vers l'administration électronique en leur mettant à disposition des outils mutualisés.

Fonctionnalité

On saisit dans le formulaire :

  • La nature de l'acte (délibération, décision, arrêtés, marchés...)

  • Le numéro de l'acte, il s'agit de numéro interne à la collectivité

  • L'objet de l'acte, texte libre de 500 caractères maximum

  • La date de la décision de cet acte

  • Le fichier de l'acte proprement dit (au format PDF)

  • Un ensemble optionnel de fichiers annexes à l'acte (au format PDF, PNG, ou JPEG). La classification : un clic sur le lien ouvre une nouvelle fenêtre permettant de faire le choix de la classification (cela correspond à la nomenclature des actes : finances, personnel communal, urbanisme, commande publique...).

Après avoir rempli le formulaire, il est possible de notifier à une ou plusieurs personnes, qu'elles soient internes ou externes à la collectivité, la création d'une transaction. Un e-mail leur sera alors envoyé.

L'acte créé peut ainsi être transmis au parapheur électronique pour visa et/ou signature, au contrôle de légalité, à une Gestion Électronique de Documents (GED) ou au Service d'Archivage Électronique (SAE). La fourniture de ce dernier service est en cours d'étude par le GIP RECIA.

La fiche détaillée d'une transaction récapitule les informations saisies et permet de suivre son évolution dans le système au moyen d'un tableau de bord :

  • Les informations principales de la transaction

  • Les fichiers contenus dans l'archive transmise. Ces fichiers peuvent être visualisés en cliquant dessus

  • L'évolution de la transaction dans le système

Les états successifs sont affichés avec leur date ainsi que le message associé.

L'utilisateur peut également sélectionner la ou les adresses de notification qu'il souhaite activer lors du passage d'état du document.

Lien direct avec le parapheur électronique

Les actes réglementaires générés par le module ACTES pour la télétransmission à la Préfecture pourront directement être basculés dans le parapheur électronique pour visa et signature. Un seul portail pour générer les actes, les soumettre à visa et signature et pour les télétransmettre en Préfecture.