Idélibre et Webdelib

Gestion des délibérations, des convocations et porte-document nomade des élus

Présentation

A l'heure de la dématérialisation, les collectivités sont amenées à proposer à leurs élus l'envoi des documents de séance sous format dématérialisé.

L'outil i-delibRE consiste à fournir aux élus un outil itinérant de gestion des séances, permettant de récupérer les convocations et projets de délibérations, de réaliser des annotations privées ou partagées avec les autres membres du conseil, de suivre l'ordre du jour, le tout sur tablette.

Cet outil est particulièrement adapté pour une utilisation tablette, mais il convient également pour une utilisation sur ordinateur.


Un design soigné

Clair et intuitif

Compatible avec les tablettes

Utilisable avec un écran tactile qu'il soit sur ordinateur ou sur tablette

Présentation claire

Classement automatique des délibération en fonction de thématiques prédéfinies

Mobilité

Avec l'application tablette, les délibérations peuvent être téléchargées et consultés hors accès internet

Une efficacité accrue

Simplification de nombreuses taches

Gestion des listes

Création automatique de la liste de personnes à convoquée en fonction du type de convocation crée

Envoi automatique

L'envoi des convocations est effectué automatiquement par l'outil, avec gestion des accusés de réception

 Tableaux de bord

Des tableaux de bord simples et complets pour permettre une gestion efficace et détendue des convocations

La vue Secrétariat

L'outil de gestion et de suivi des convocations


Une interface simplifiée

L'interface est simplifiée à l’extrême, et ne présente que des informations utiles pour les taches à effectuer.

Cela permet une prise en main rapide de l'outil, et un accès optimal aux fonctions utiles

L'interface est "Responsive" et est donc adaptée à la fois aux navigateurs internet et aux tablettes.

Une application dédiée (idélibre) existe dans les différents environnement mobile, afin de rendre l'expérience utilisateur encore plus agréable

Un tableau de bord clair

Le tableau de bord permet en un coup d’œil de visualiser l'état de a convocation.

Il permet de savoir qui l'a pris connaissance de la convocation.

La délivrance des convocations est horodatée, et fait foi en cas de litige et de recours au tribunal administratif

Il est possible d'extraire les informations du tableau de bord vers un fichier tableur ou un PDF pour exploitation ultérieure.

Une création intuitive des convocations

La création des convocations reste très simple, et permet un préparation des séances au fil de l'eau.

La ré-organisation de l'ordre des projets de délibérations est possible a postériori.

L'outil génère automatiquement l'ordre du jour à partir des projets de délibérations insérés dans la convocation.

L'outil génère automatiquement le liste des élus à convoquer tout en laissant la possibilité d'en ajouter d'autres.

La vue Élus

L'outil de travail et de partage pour les élus

Odoo - Echantillon n°1 pour trois colonnes

Notification des convocations par mail

L'élu reçoit un mail de notification lui indiquant qu'il a reçu une convocation électronique.

En cliquant sur le lien présent dans le mail, il peut consulter les informations ainsi que les documents associés à la convocation, les annoter, directement depuis son ordinateur ou sa tablette.

Odoo- Echantillon n° 2 pour trois colonnes

Accusé de réception

Lorsqu'un élu accès à une convocation, il lui est demandé d'accuser réception de la convocation. S'il refuse de valider cet accusé de reception, il n'a pas accès au contenu de la convocation.

Dés qu'il valide l'accusé de réception, il peut accéder aux documents, et la date et l'heure de cette validation sont consignées dans Idélibre, et visable via le tableau de bord

Odoo- Echantillon n° 3 pour trois colonnes

 Des séances claires et ordonnées

Une fois l'accusé de réception validé, l'elu à accès au différents projets de délibération qui seront traités lors de la séance.

Il a aussi la possibilité d'indiquer s'il sera présent ou non lors de la séance.

Nos offres

Idélibre

Gestion des convocations

Socle

Nécessite l'option socle lors de l'adhésion au GIP RECIA
  •  Outil de gestion et de suivi des convocations
  •  Envoi et suivi des convocations
  • Accusé de lecture horodaté, faisant foi en cas de litige après du tribunal administratif
  • Indication de présence,
  • Module de visualisation et de commentaire des projets de délibération
  • A venir : Gestion des votes en séance

Webdélib

Chaine de production des actes

XX .00

Nécessite l'option webdelib+socle lors de l'adhésion au GIP RECIA
  • Chaine complète de production des délibérations
  • Création de projet de délibération, et gestion des séances de conseils et de commission
  • Envoi automatisé vers idélibre
  • Récupération des informations suite au conseil, et automatisation de la construction des délibérations
  • Envoie automatisé des délibérations à la signature puis au contrôle de légalité (via PASTELL)